Formularios 1095 y reportes

Qué informan los Formularios 1095-B y 1095-C

La Ley de Cuidado de Salud Asequible exige que los empleadores que ofrecen un seguro de salud patrocinado por el empleador reporten ese seguro al IRS y a los empleados. Los Formularios 1095-B y 1095-C son las declaraciones del IRS que se usan para cumplir con este requisito. Cada uno cubre a diferentes empleadores e informa datos distintos sobre el seguro ofrecido.

¿Qué formulario corresponde a tu empresa?

Empresas con menos de 50 empleados de tiempo completo

Los empleadores pequeños, por lo general los que tienen menos de 50 empleados de tiempo completo, incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo, no están sujetos a las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Sin embargo, todavía puedes tener responsabilidades de reportes.

Formulario 1095-B

Si tus empleados están inscritos en un plan de seguro de salud de Covered California for Small Business, por lo general la compañía de seguro de salud emitirá el Formulario 1095-B a cada empleado inscrito. Si tus empleados tienen cobertura de Medi-Cal o de otro programa patrocinado por el gobierno, la agencia del gobierno emitirá el Formulario 1095-B.

No necesitas presentar el Formulario 1095-B ante el IRS si eres un empleador pequeño que usa un plan totalmente asegurado.

Para obtener más información, consulta la información del Formulario 1095-B del IRS.

Informe en el formulario W-2

Los empleadores pequeños que ofrecen un seguro patrocinado por el empleador que aplica bajo un plan grupal de seguro de salud deben reportar el costo de ese seguro en el Formulario W-2 de cada empleado, en la Casilla 12, Código DD. Este reporte es solo informativo; no significa que el seguro sea ingreso sujeto a impuestos para el empleado.

La cantidad reportada debe incluir tanto la parte pagada por el empleador como la parte pagada por el empleado.

Los tipos de cobertura varían según si deben reportarse, si el reporte es opcional o si no se requiere. Para ver la lista completa de tipos de cobertura y tus requisitos de reporte, consulta el formulario IRS W-2 sobre la declaración del seguro médico patrocinado por el empleador.

Nota: Los empleadores no están obligados a emitir un Formulario W-2 únicamente para informar los costos del seguro de salud de jubilados o exempleados que de otro modo no recibirían un W-2.

Impuesto adicional de Medicare

El Impuesto Adicional de Medicare se aplica a salarios, compensaciones e ingresos por trabajo por cuenta propia que superan un monto límite. Los empleadores deben retener y reportar un 0.9 por ciento adicional de Impuesto de Medicare sobre los salarios o la compensación del empleado que excedan los $200,000.

Planes autoasegurados

Si tu negocio patrocina un plan de seguro de salud autoasegurado, puedes tener responsabilidades adicionales de reportes ante el IRS, aunque tengas menos de 50 empleados de tiempo completo. Consulta a un profesional de impuestos o la guía del IRS sobre las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador.

Propiedad en común

Si tu negocio tiene menos de 50 empleados de tiempo completo, pero forma parte de un grupo de propietarios que en conjunto tiene 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, es posible que estés sujeto a las reglas para empleadores grandes aplicables. Consulta a un profesional de impuestos para determinar tu situación.

Empresas que son empleadores grandes aplicables

Un empleador grande aplicable por lo general es un negocio con 50 o más empleados de tiempo completo, incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo, durante el año calendario anterior. Para ver un resumen completo de los requisitos del mandato del empleador, visita la página sobre el mandato del empleador.

Formulario 1095-C

Si eres un empleador grande aplicable, debes emitir el Formulario 1095-C a cada empleado de tiempo completo por uno o más meses del año calendario, incluso a los empleados que no se inscribieron en tu plan de seguro de salud. También debes enviar una declaración anual a todos los empleados elegibles que describa el seguro de salud y dental disponible para ellos.

Todos los planes de seguro de salud de Covered California for Small Business proporcionan cobertura esencial mínima.

Para obtener más información, consulta la información del Formulario 1095-C del IRS.

Transmisión del Formulario 1094-C

El Formulario 1094-C es el formulario de transmisión que presentas ante el IRS junto con tus Formularios 1095-C. Resume el número total de formularios emitidos, la cantidad de empleados por mes y si ofreciste cobertura a por lo menos el 95 por ciento de tus empleados de tiempo completo y sus dependientes.

Para obtener instrucciones completas sobre cómo presentar tu declaración, consulta a un profesional de impuestos o las instrucciones del IRS para el Formulario 1095-C (PDF).

Información que puede necesitar para el Formulario 1095-C y el Formulario 1094-C

Si tu empresa es un empleador grande aplicable, reúne la siguiente información antes de completar tus formularios anuales de reporte, empezando con la información de identificación de tu negocio y de cada empleado de tiempo completo, incluidos nombres y direcciones.

Cómo usan tus empleados los Formularios 1095-B y 1095-C

Los empleados que reciben el Formulario 1095-B o el Formulario 1095-C deben guardar estos formularios con sus registros de impuestos. Estos formularios muestran prueba de seguro de salud y pueden usarse al presentar una declaración de impuestos.

Los empleados no tienen que esperar a recibir el Formulario 1095-B o el Formulario 1095-C para presentar sus impuestos, y no deben adjuntar estos formularios a su declaración de impuestos. Si tu empleado tiene preguntas sobre la información de su formulario, debe comunicarse con la parte que lo emitió, ya sea la compañía de seguro de salud (para el Formulario 1095-B) o el empleador (para el Formulario 1095-C).

Covered California no emite, corrige ni resuelve disputas relacionadas con los Formularios 1095-B o 1095-C. Si un empleado recibió un Formulario 1095-A, estuvo inscrito en un plan individual de seguro de salud de Covered California, no en un plan de Covered California for Small Business.