Recursos sobre mandatos
Encuentra orientación detallada del IRS, herramientas de cálculo y materiales de referencia para ayudarte a entender y cumplir con las obligaciones del mandato del empleador bajo la Ley del Cuidado de Salud Asequible.
Recursos para empleadores que deben cumplir con el mandato
Esta página ofrece materiales de referencia detallados, recursos externos del IRS y apoyo de Covered California for Small Business para que revises tus obligaciones bajo la Ley del Cuidado de Salud Asequible. La información se basa en las disposiciones del IRS sobre la responsabilidad compartida del empleador y es solo para fines informativos. Visita la guía del IRS sobre las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador o comunícate con un profesional de impuestos para recibir orientación específica para tu situación.
¿Estoy obligado a ofrecer seguro de salud?
Empresas con 50 o más empleados de tiempo completo equivalentes generalmente se consideran empleadores grandes aplicables (ALE, por sus siglas en inglés) y pueden estar obligadas a ofrecer seguro de salud a sus empleados de tiempo completo y a sus dependientes.
Los ALE incluyen todo tipo de empleadores: empresas privadas, organizaciones exentas de impuestos y entidades gubernamentales. Si tu empresa califica como un ALE, debes ofrecer un seguro que cumpla con los estándares de valor mínimo y asequibilidad, o podrías adeudar un Más información disponible al IRS.
Si tu empresa tiene menos de 50 empleados de tiempo completo equivalentes, por lo general no está obligada a ofrecer seguro de salud. Sin embargo, si decides ofrecerlo, debes cumplir con los requisitos de la Ley de Cuidado de Salud Asequible (Affordable Care Act). Los pequeños empleadores aún pueden:
- Ofrecer beneficios de salud que cumplan con la Ley de Cuidado de Salud Asequible a través de Covered California for Small Business, que atiende a empleadores con 100 o menos empleados de tiempo completo equivalentes
- Acceder a los recursos del IRS diseñados específicamente para pequeños empleadores en IRS Affordable Care Act Tax Provisions for Small Employers
Si tu empresa es un empleador grande aplicable, el seguro que ofreces debe cumplir dos estándares: valor mínimo (el plan paga al menos el 60 por ciento del costo promedio total de los servicios cubiertos) y asequibilidad (el pago mensual del empleado no excede un porcentaje establecido de los ingresos de su hogar, ajustado anualmente por el IRS). Para ver la lista completa de estándares, las condiciones que generan sanciones y cómo se calcula el pago de responsabilidad compartida del empleador, consulta la página Mandato para empleadores.
Para obtener orientación sobre los requisitos anuales de informes del IRS, incluidos los Formularios 1095-C y 1094-C, consulta 1095 Formularios e Informes.
¿Quién se considera un empleado de tiempo completo?
Un empleado de tiempo completo es alguien que trabaja un promedio de al menos 30 horas por semana, o 130 horas por mes, durante un mes calendario.
Empleados equivalentes a tiempo completo
Los empleados equivalentes a tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés) no son simplemente un conteo de personas. El estado FTE es un cálculo que combina las horas de los empleados de medio tiempo para determinar si tu empresa cumple con el umbral aplicable de empleador grande.
Para calcular tu número de empleados FTE:
- Suma el total de horas de servicio de todos los empleados que no son de tiempo completo durante el mes, pero no cuentes más de 120 horas por empleado.
- Divide ese total entre 120.
- Suma el resultado a tu número de empleados de tiempo completo.
Si el total combinado es en promedio de 50 o más durante el año calendario anterior, tu empresa puede ser un empleador grande aplicable.
Para obtener orientación paso a paso sobre el cálculo y ejemplos prácticos, utiliza la Herramienta del IRS para Estimar la Disposición de Responsabilidad Compartida del Empleador.
Trabajadores y empleados temporales
La Ley de Cuidado de Salud Asequible distingue entre dos tipos de trabajadores temporales, y esta distinción es importante para calcular tu condición de empleador grande aplicable (ALE) y determinar si trabajadores individuales son empleados de tiempo completo.
Trabajador temporal
Un trabajador de temporada realiza labores de manera estacional según la definición del Departmento de Trabajo, como el personal de ventas contratado exclusivamente para la temporada navideña. Puedes aplicar una interpretación razonable y de buena fe de este término.
Los trabajadores de temporada son relevantes para la determinación de ALE. Si tu fuerza laboral supera el equivalente a 50 empleados de tiempo completo (FTE) solo por los trabajadores de temporada, y por no más de 120 días durante el año, es posible que tu empresa no se considere un empleador grande aplicable.
Empleado por temporada
Un empleado de temporada es una persona contratada para un puesto que normalmente dura seis meses o menos y que comienza aproximadamente en la misma época cada año. Los empleados de temporada son relevantes para el método de medición retrospectiva, que es una forma de determinar, durante un período de medición anterior, si un empleado de horas variables o de temporada califica como empleado de tiempo completo.
Para obtener la orientación del IRS sobre ambas distinciones, consulta IRS: Determining If an Employer Is an Applicable Large Employer
¿Debes pagar una multa?
Como empleador grande sujeto a la ley, es posible que debas uno de dos posibles pagos de responsabilidad compartida del empleador, pero nunca ambos al mismo tiempo.
Si no ofreces seguro a por lo menos el 95 por ciento de tus empleados de tiempo completo y sus dependientes, podrías deber un pago si al menos un empleado de tiempo completo recibe un crédito fiscal para la prima a través de Covered California u otro mercado de seguro de salud.
Si ofreces un seguro que no cumple con los estándares mínimos de valor o de asequibilidad, podrías deber un pago por cada empleado de tiempo completo que reciba un crédito fiscal para la prima, pero solo porque rechazó tu oferta y se inscribió a través de un mercado de seguro de salud.
Una aclaración importante: un empleado de tiempo completo no es elegible para un crédito fiscal para la prima a través de Covered California si usted le ofrece a ese empleado un seguro de salud que sea asequible y cumpla con el valor mínimo, incluso si el empleado rechaza su oferta y se inscribe en Covered California, Medicare o Medi-Cal en su lugar. En ese caso, no deberás ningún pago.
Para obtener los cálculos completos de las sanciones y los requisitos de presentación de informes, consulta Mandato para empleadores.
Dependientes, cónyuges y lo que debes ofrecer
Dependientes
Si tu empresa es un empleador grande aplicable, estás obligado a ofrecer seguro de salud a tus empleados de tiempo completo y a sus dependientes. Un dependiente es un hijo o hija de un empleado menor de 26 años, incluidos los hijos adoptados legalmente y los niños colocados para adopción.
Para este propósito, las siguientes personas no se consideran dependientes:
- Hijastros
- Niños en hogares de crianza temporal
- Cónyuges
No estás obligado a pagar ninguna parte del pago de la cobertura para dependientes, solo a ofrecerla.
Esposos
Los cónyuges no se consideran dependientes según el mandato para empleadores de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. No estás obligado a ofrecer seguro a los cónyuges de tus empleados, y no eres responsable de hacer un pago de responsabilidad compartida del empleador únicamente porque un cónyuge compre un seguro a través de Covered California u otro mercado de seguros.
Arreglos de atención médica del empleador
Los empleadores pueden ofrecer beneficios de salud mediante varios tipos de arreglos además de, o en lugar de, un plan tradicional de seguro de salud grupal. El IRS ha emitido instrucciones específicas sobre cómo cada tipo de arreglo interactúa con los requisitos de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Revisa estos materiales y habla con tu asesor fiscal o tu consultor de beneficios antes de establecer o modificar este tipo de planes.
Planes de cafetería (planes de la Sección 125)
Un plan de cafetería permite a los empleados elegir entre un menú de beneficios antes de impuestos, como seguro de salud, contribuciones a una FSA y cuidado de dependientes. En general, los empleados no pueden usar las contribuciones antes de impuestos de un plan de cafetería para comprar un seguro de salud individual a través de Covered California u otro mercado.
El Aviso 2013-54 del IRS ofrece orientación adicional sobre los programas de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés) y su interacción con los requisitos de reforma del mercado de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Los empleadores que ofrecen EAP deben revisar este aviso antes de establecer o cambiar su arreglo.
Para obtener orientación, consulta Preguntas frecuentes del IRS sobre planes de cafetería.
Arreglos de Reembolso de Gastos Médicos (HRA)
Una HRA es una cuenta financiada por el empleador que reembolsa a los empleados por gastos médicos que reúnen los requisitos. El IRS ha publicado orientación sobre cómo las HRA interactúan con los requisitos de reforma del mercado de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Para obtener más información, consulta la orientación del IRS sobre las HRA
Cuentas de gastos flexibles de salud (FSA)
Una FSA de salud permite a los empleados reservar dólares antes de impuestos para gastos médicos calificados. Para obtener orientación sobre las reglas de las FSA y su interacción con la Ley del Cuidado de Salud Asequible, consulta IRS Publication 969
Encuentra el recurso adecuado del IRS para tu tarea
Los siguientes recursos del IRS pueden ayudarte a comprender tus obligaciones, calcular tu número de empleados de tiempo completo (FTE), estimar posibles pagos y encontrar profesionales de impuestos calificados.